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企業(yè)在活動(dòng)舉辦時(shí)與上海活動(dòng)策劃公司溝通時(shí),活動(dòng)的準(zhǔn)備流程是怎樣的呢?把流程了解清楚后,對于活動(dòng)的舉辦開展能有一定的幫助性。
第一、要選擇一家專業(yè)的上海活動(dòng)策劃公司,與活動(dòng)的主辦者洽談需要怎樣的活動(dòng)目的與活動(dòng)的方案,雙方之間把這一場活動(dòng)的內(nèi)容方案和報(bào)價(jià)一定要在溝通時(shí)了解清楚。準(zhǔn)備流程中最重要的就是方案的確定,在價(jià)格的確實(shí),在雙方了解清楚后,確認(rèn)后才可以開始后續(xù)的工作內(nèi)容。
第二、上海活動(dòng)策劃公司需要與舉辦者一定進(jìn)行活動(dòng)場地的實(shí)地考察,要知道活動(dòng)的舉辦地點(diǎn)不一樣,在舉辦時(shí)需要注意的問題也會有所不同,戶外場地還需要考慮天氣的問題,不然一定碰到比較極端的天氣,對活動(dòng)的舉辦效果會有直接的影響,前期的準(zhǔn)備工作就要非常的充足,才能讓活動(dòng)舉辦時(shí)的意外變得更少,效果更好。
第三、上海活動(dòng)策劃公司要與活動(dòng)舉辦者簽訂活動(dòng)的接待標(biāo)準(zhǔn),不同的接待標(biāo)準(zhǔn)在服務(wù)項(xiàng)目上會有著一定的區(qū)別,特別是有一些企業(yè)會有重點(diǎn)的客戶,服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)也會有所不同,招待的級別也要做調(diào)整。
第四、上海活動(dòng)策劃公司與活動(dòng)舉辦者要確認(rèn)定金金額。不同的公司,不同的活動(dòng)資金標(biāo)準(zhǔn),在定金標(biāo)準(zhǔn)上也會有所不同。雙方確定定金金額后,就可以簽訂服務(wù)合同,確認(rèn)這一次服務(wù)協(xié)議的生效時(shí)間。
第五、上海活動(dòng)策劃公司與活動(dòng)舉辦者核對雙方的資料準(zhǔn)備具體事項(xiàng),特別是接待的標(biāo)準(zhǔn),一定要溝通清楚,才能讓雙方的磨合效果更好一些,在接待時(shí)不容易出現(xiàn)問題。另外在涉及到節(jié)目表演問題時(shí),還需要注意節(jié)目名單排序的安排,對表演者的要求是什么。比如有一些企業(yè)需要網(wǎng)紅藝人,或者明星參加活動(dòng),對時(shí)間的安排要更加確定一些,才可以讓活動(dòng)的舉行不容易出現(xiàn)問題。
第六、上海活動(dòng)策劃公司可以在專業(yè)能力內(nèi),提前準(zhǔn)備活動(dòng)過程可以會出現(xiàn)的意外情況做預(yù)案。
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